Hlavná stránka » Vyúčtuj výpravu!

28. marca 2012

Vyúčtuj výpravu!

Z jakéhosi důvodu má každý z účtování, vedení pokladny a vůbec celého hospodaření strach. Ale já si myslím, že se vůbec není čeho bát. S krátkou přípravou to zvládneš levou zadní! Navíc tím můžeš pomoct své družině i oddílu!

Splnit bod ve stezce neznamená udělat něco nesmyslného, zbytečného nebo dokonce něco, co už umíš. Stezka po tobě chce, aby ses naučil něco nového – co použiješ, čím pomůžeš ostatním, co bude mít smysl pro tvůj život.

A věř mi – umět cokoli vyúčtovat mezi tyhle potřebné dovednosti patří!

S čím musíme začít před výpravou, je naplánování předpokládaných výdajů (tj. cena za jízdné, potraviny, různý materiál na hry, popř. ubytování apod.).

  • Předpokládané výdaje si sepíšeme na kus papíru nebo do tabulky a sečteme je.
  • K celkové sumě, kterou vypočítáme, přičteme rezervu, která by měla činit 10% předpokládaných výdajů. Rezervu je dobré mít pro případ nečekaných výdajů. Výdaje musíme znát, abychom mohli účastníkům výpravy říci, kolik bude poplatek za výpravu.
  • Oznámíme družině spolu s dalšími informacemi, kolik peněz mají mít s sebou.
co kolik
ubytování 40 Kč/ os./ noc*
jízdné (České Budějovice-Písek) 60 Kč/ os.**
jízdné (Písek-České Budějovice) 60 Kč/ os.
potraviny 650 Kč
barevné papíry, čtvrtky, lepidlo 250 Kč

* 40 Kč za jednu osobu na jednu noc **60 Kč za osobu

- Předpokládám, že nás pojede deset, a že v Písku přespím jednu noc

ubytování 40 Kč/ os.
jízdné (České Budějovice-Písek) 60 Kč/ os.
jízdné (Písek-České Budějovice) 60 Kč/ os.
potraviny 65 Kč/ os.
barevné papíry, čtvrtky, lepidlo 25 Kč/ os.
součet výdajů 250 Kč/ os.
rezerva 10% 25 Kč/ os.
VÝDAJE NA OSOBU 275 Kč

Nyní tedy známe výši účastnického poplatku a směle můžeme vyrazit na výpravu.

S sebou si nezapomeneme vzít papír a tužku, abychom si mohli zapsat, kdo nám zaplatil účastnický poplatek.

Abychom mohli doložit naše skutečné výdaje, potřebujeme nějaký doklad, že jsme opravdu tu kterou věc pořídili. K tomuto účelu nám slouží paragony, jízdenky, doklady, které nám vystaví majitel základny, na které přespáváme apod.

  • Nejjednodušší to je s jízdenkou, kterou si pouze pečlivě uschováme.
  • Maličko složitější to je s paragonem – u toho už musíme zkontrolovat, jestli má všechny náležitosti, které má mít. – Z paragonu musíme být schopni vyčíst:
    • kde jsme nakupovali = celý název obchodu, adresa, IČO (identifikační číslo

      organizace)

    • kdy jsme nakupovali
    • kolik jsme zaplatili celkem
    • co přesně jsme kupovali a kolik jsme toho kupovali:

POZOR!

Na paragonu nestačí pouze pečivo – 50 Kč , ale je nutné, aby bylo rozepsáno:

  • 1× chléb 20 Kč
  • 5× rohlík 30 Kč
  • V dnešní době supermarketů dostaneme od pokladní paragon, který má všechny tyto informace (tj. název obchodu atd.) vytištěné, ale určitě nic nezkazíme, když si tento lístek z pokladny necháme orazítkovat a podepsat.
  • Jestliže nám budou v některém obchodě vypisovat paragon ručně, je podpis prodejce nutný.
  • Doklad o zaplacení poplatku za ubytování (tj. příjmový doklad), nám vypíše majitel základny, který by ho měl umět vyplnit zcela správně, ale přesto si vždy raději zkontrolujeme, jestli obsahuje potřebné informace, které jsou vlastně stejné jako informace na paragonu, tj. jméno poskytovatele ubytování, adresa, popř. IČO (tyto informace jsou nejčastěji obsaženy na razítku, jen výjimečně jsou vypisovány ručně, což ale rozhodně není nic špatného), datum platby, celkovou zaplacenou sumu.

Všechny paragony a doklady si schováváme po celou dobu výpravy.

A co s tím vším po výpravě?

Nejlepší je opět pracovat s tabulkou, ve které budeme mít sloupce:

  • Text
  • Datum
  • Příjmy
  • Výdaje

Do této tabulky zaznamenáme podle uschovaných dokladů skutečné výdaje, a také příjmy od účastníků. Tyto výdaje i příjmy by měly být zapsány podle data. Do této tabulky už nemusíme vypisovat, co přesně jsme kupovali za potraviny, to už si každý, kdo by to chtěl vědět, zjistí z paragonu.

TEXT DATUM PŘÍJMY VÝDAJE
účastnický poplatek 1 14.2.2009 275 Kč
účastnický poplatek 2 14.2.2009 275 Kč
účastnický poplatek 3 14.2.2009 275 Kč
účastnický poplatek 4 14.2.2009 275 Kč
účastnický poplatek 5 14.2.2009 275 Kč
účastnický poplatek 6 14.2.2009 275 Kč
účastnický poplatek 7 14.2.2009 275 Kč
účastnický poplatek 8 14.2.2009 275 Kč
účastnický poplatek 9 14.2.2009 275 Kč
účastnický poplatek 10 14.2.2009 275 Kč
jízdenka (ČB-Písek) 14.2.2009   550 Kč
materiál na rukodělky 14.2.2009   273 Kč
potraviny 14.2.2009   638 Kč
ubytování 15.2.2009   400 Kč
jízdenka (Písek-ČB) 15.2.2009   550 Kč
CELKEM   2 750 Kč   2 411 Kč

Když máme vypsanou tabulku, pěkně vidíme, kolik peněz jsme vybrali a kolik jsme utratili. V modelovém příkladě vidíme, že nám zbylo 339 Kč.

Musíme se rozhodnout, co s penězi uděláme. To se liší oddíl od oddílu.

  • Některé oddíly peníze rozpočítají a vrátí je účastníkům. – Jiné peníze nevrací, ale připisují je na „účet“, který má každý člen oddílu.
  • Se souhlasem účastníků (či rodičů účastníků) si peníze můžeme i ponechat a využít je na zakoupení věcí do klubovny atd.

Paragony bychom si nějakou dobu měli ponechávat.

Aby nedošlo ke ztrátě paragonů, je dobré je přehledně nalepit na papír A4, opět podle data nákupu.

  • Je třeba dát si pozor na to, že hlavně účtenky ze supermarketů jsou tisknuty na tzv. teplostálém papíře.
  • To je takový papír, ze kterého po několika měsících údaje vymizí (což jste si určitě všichni všimli, když jste si nechali v peněžence takový doklad delší dobu).
  • Jelikož by někdo mohl chtít vidět i po delší době, jak jsme výpravu účtovali, je dobré takovéto doklady, ale klidně i ostatní doklady, okopírovat a přiložit k originálnímu paragonu nalepeném na papíře.

Takto zpracované vyúčtování můžeme bez obav předat oddílovému hospodáři.

A máme hotovo!

Zpracovala Ale.

Přečteno 5819×


Komentáre

Nový názor ke článku Vyúčtuj výpravu!

Přidat názor

Váš e-mail nebude nikde veřejně zobrazen, bude sloužit administrátorům pro jejich potřeby.

Kontrolná otázka (odpovedajte číslom, napr. 5):





Vyhledávání